Você quer diminuir os custos da sua empresa com a telefonia e o pacote de dados, assim como identificar gastos indevidos e cobranças desnecessárias nesse aspecto? Você provavelmente sabe qual a importância do setor administrativo-financeiro da sua empresa, porém, já pensou como outras áreas — como o RH — podem ajudá-lo nesse processo?
Neste artigo, você vai entender como funciona a gestão de telefonia e como um profissional de RH pode atuar como parceiro estratégico do seu negócio nessa área.
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O que é gestão de telefonia?
Para garantir o sucesso e a saúde financeira da sua empresa, é essencial que você atue de maneira a reduzir os seus custos operacionais. Uma das áreas que podem gerar altos gastos é o setor de telefonia.
Os seus colaboradores precisam entrar em contato com os clientes, atender sugestões e reclamações ou agendar visitas e reuniões. Tudo isso faz com que a conta telefônica da sua empresa adquira um valor elevado, o que pode comprometer o seu planejamento financeiro e o lucro.
Para diminuir esse tipo de custo, surge o processo de gestão de telefonia.
Quais os objetivos da gestão de telefonia?
A gestão de telefonia tem alguns objetivos específicos dentro da sua empresa. Agora, você entenderá quais são eles e como esse processo pode atuar em benefício do negócio. Confira!
Administrar contas e gastos
A gestão de telefonia é responsável por acompanhar todos os gastos com ligações a partir de telefones fixos e móveis da sua empresa, além da gestão do pacote de dados de Internet da organização. É papel desse setor identificar para onde vão os recursos da sua empresa, quais os contratos em vigência e as características específicas desses acordos.
Além disso, profissionais que realizam a gestão de telefonia são responsáveis por identificar erros das operadoras telefônicas ou gastos indevidos dos colaboradores. Com isso, eles são capazes de contestar transações ou intervir de maneira a evitar fraudes ou custos acima do que é esperado.
Controlar os ativos telefônicos e implementar mudanças e inovações
O plano de telefonia da sua empresa pode incluir chips, modem de Internet, telefones celulares para os seus colaboradores e os telefones fixos da organização. Tudo isso faz parte dos ativos telefônicos da sua empresa e deve ser controlado para evitar perdas e danos.
A gestão de telefonia também é responsável por mapear as inovações do mercado de comunicação e identificar quais as mudanças que podem trazer economia de custos e otimização do trabalho da sua empresa.
Entender o perfil de consumo da sua empresa
Cada empresa utiliza a telefonia de uma maneira, mantendo demandas específicas. Com a implementação de uma gestão de telefonia na sua companhia, você é capaz de identificar o tipo de uso desse serviço no negócio, assim como os setores que realizam mais gastos nesse aspecto.
Dessa forma, você pode descobrir qual o perfil de consumo da sua empresa e quais operadoras e pacotes de serviço melhor atendem às suas necessidades. É possível renegociar contratos e encontrar soluções mais completas e que geram economia de custos para o seu negócio.
Criar estratégias de otimização e definir metas e objetivos
Você também pode criar estratégias para uso dos serviços telefônicos da sua empresa de maneira otimizada. É possível também definir metas de redução de custos e objetivos coerentes com o planejamento financeiro do seu negócio.
Quais os benefícios da gestão de telefonia?
Com a adoção da gestão de telefonia pela sua empresa, é possível reduzir os custos e otimizar o trabalho dos seus colaboradores. Com a revisão dos contratos e o mapeamento do perfil de consumo, você consegue encontrar estratégias mais eficazes e que atendam a todas as suas necessidades de forma econômica.
Além disso, o trabalho diário dos seus colaboradores é otimizado devido a inovações e à aplicação de tecnologias de telefonia. Dessa forma, há um aumento da produtividade da sua equipe e, com isso, uma melhora dos resultados do seu negócio como um todo.
Diversos setores podem atuar como parceiros de uma gestão de telefonia de qualidade na sua empresa, entre eles, a área de RH. Entenda agora a melhor forma e as vantagens envolvidas na inclusão de um profissional de RH nesse processo.
Qual a atuação do RH como parceiro do negócio?
O setor de RH surgiu como um apoio nas tarefas burocráticas e operacionais relacionadas aos funcionários das empresas. Com o passar do tempo, as atividades desses profissionais foram se sofisticando, passando para uma análise das relações dentro da empresa e pelo monitoramento de aspectos que influenciam a produtividade dos colaboradores.
Hoje, a sua atuação é estratégica, sendo o profissional de RH um parceiro do negócio como um todo. Os colaboradores são os recursos mais importantes da organização, representando os geradores de resultados corporativos. Portanto, as ações de RH passam a ser diretamente conectadas com o planejamento estratégico da empresa.
Portanto, ele é um apoio para todos os setores do negócio, o que inclui a gestão de telefonia. Entenda agora como os profissionais de RH podem atuar de maneira estratégica na melhoria desse processo.
O papel do profissional de RH na gestão de telefonia
O profissional de RH pode contribuir muito para uma gestão de telefonia eficiente dentro da sua empresa. Entenda como!
Documentação dos colaboradores
O profissional de RH tem contato direto com os colaboradores da sua empresa, cuidando da gestão de todos os seus documentos, principalmente do Termo de Responsabilidade assinado pelo funcionário. Dessa forma, um dos seus papéis dentro da gestão de telefonia é a solicitação e organização de documentos para a entrega de equipamentos telefônicos, controlando os ativos e fornecendo dados para uma gestão de telefonia mais eficiente.
Solicitação de novas linhas
Quando um novo colaborador entra na empresa, o setor de RH é responsável por fornecer todas as informações e treinamentos necessários para que ele se adapte à rotina e realize suas atividades. Dessa forma, o profissional de RH é o mais indicado para ser o responsável pela solicitação de novas linhas para funcionários recém-contratados.
Cancelamento de linhas
Essa área também é responsável por toda a documentação e pelos processos referentes à saída e ao desligamento de colaboradores. Portanto, de maneira semelhante, esse profissional também pode solicitar o cancelamento de linhas que não estão em uso de maneira mais rápida do que as outras áreas da empresa.
Treinamento e capacitação da equipe
É importante capacitar os seus colaboradores para utilizar as novas tecnologias de comunicação adotadas pela organização. Além disso, é importante investir na conscientização da equipe sobre o melhor uso desses serviços para que as estratégias de gestão de telefonia funcionem.
Por ser o responsável pelo treinamento e desenvolvimento dos colaboradores, o setor de RH pode atuar como parceiro estratégico da sua gestão de telefonia também nesse aspecto.
Portanto, na hora de implementar a gestão de telefonia na sua empresa, conte com o profissional de RH como grande aliado desse processo. Com isso, você potencializa os seus resultados e diminui os custos operacionais do seu negócio.
A Deet pode ser uma grande aliada na gestão de telefonia da sua empresa, uma vez que realiza os processos mencionados. Entre agora mesmo em contato conosco e descubra as nossas soluções para gestão Telecom!
