Como anda o monitoramento dos custos com telefonia da sua empresa? O gerenciamento das contas telefônicas e demais serviços de telecomunicações de um empreendimento é mesmo uma tarefa complexa. Por esse motivo, muitas empresas acabam negligenciando o controle dessas operações.
Além da utilização inadequada por parte da equipe de funcionários, é comum se deparar com cobranças abusivas, bem como o descumprimento pelas operadoras das condições acordadas em contrato — o que implica em prejuízos para o negócio.
Diante dessa realidade e da relevância do tema, muitas empresas já vêm adotando sistemas de gestão que assegurem o aproveitamento máximo da comunicação corporativa.
Quer entender por que você também deve investir nessa ideia? Confira agora quais são os principais benefícios de contar com sistemas de gestão de telefonia!
Qual é a importância de contar com sistemas de gestão de telefonia?
Os serviços de telecomunicação são uma parte elementar para o desenvolvimento de qualquer atividade. Afinal, é preciso haver uma comunicação interna eficiente, além do contato com fornecedores e do atendimento ao cliente. O problema surge quando não existe um monitoramento de como esses recursos são usados. Isso aumenta as chances de eles representarem um ralo para o seu orçamento — muitas vezes, até colocando em risco a saúde financeira da empresa.
De fato, não são poucos os detalhes a serem administrados. Justamente por isso, investir no trabalho de uma empresa especializada na gestão de telefonia, a exemplo das soluções oferecidas pela Deet, tem se mostrado uma excelente alternativa.
Sistemas de gestão próprios para essa finalidade são fortes aliados porque permitem ao gestor redirecionar toda a administração da telefonia, podendo focar na tomada de decisões mais importantes. Assim, garante-se a máxima qualidade do serviço e mantém-se a competitividade do negócio.
Quais são os sistemas básicos para implementar uma boa gestão?
Planilhas de gestão
Para que os sistemas de gestão impactem positivamente o setor de telefonia de uma empresa, deve-se compreender, em primeiro lugar, qual é o seu perfil de consumo. Leve em consideração fatores como:
- demanda de utilização das linhas;
- necessidade de todos os funcionários terem acesso às essas linhas;
- necessidade de usar telefones celulares e pacote de dados móveis;
- demanda por internet dentro do ambiente corporativo.
Reunindo esses dados, mais do que de ajudar a mapear o funcionamento das suas atividades de comunicação, o gestor vai perceber que muitos encargos podem ser eliminados sem comprometer as suas operações, nem os resultados do negócio.
Essas planilhas têm o importante papel de dar um panorama detalhado sobre o consumo de telecomunicações, um inventário dos ativos e um controle mais assertivo dos pagamentos das faturas. Isso representa os primeiros passos em direção ao uso consciente e estratégico de recursos.
Mapeamento de gastos
A implementação de um sistema de telefonia eficiente deve se basear no mapeamento dos custos com telecomunicações e internet da sua empresa. Assim, é importante catalogar todas as faturas e analisar a necessidade de consumo de cada item. A partir daí, o gestor provavelmente identificará, por exemplo:
- alguns serviços contratados sem utilidade prática e que poderiam ser cancelados;
- cobranças indevidas;
- promessas que não correspondem aos serviços prestados.
O objetivo é organizar as informações sobre aspectos-chave do setor de telecomunicações e, com base em dados concretos, dar início ao redesenho estrutural capaz de promover a redução de custos.
Intranet
Uma boa comunicação interna sempre foi fundamental para potencializar o desempenho de qualquer negócio, independentemente de qual seja a área de atuação. Hoje, em meio aos avanços tecnológicos, muitas ferramentas surgiram para auxiliar o desempenho dessas atividades de todos os setores, e um bom exemplo é a Intranet. Basicamente, ela pode ser entendida como uma internet privada, que diz respeito apenas aos processos e operações da sua empresa.
Sua finalidade é garantir agilidade na troca de informações e facilitar o acesso remoto para tomada de decisões ou atitudes que precisem ser executadas fora do ambiente na empresa. Tudo isso com menor custo e maiores resultados práticos do que outros tipos de soluções.
Essa ferramenta consiste em um dos principais recursos para o gerenciamento do sistema de informações empresarial. Afinal, como tudo fica reunido em um único ambiente, perde-se menos tempo procurando documentos e dados estratégicos — o que, no fim das contas, resulta no aumento da produtividade.
Quando bem estruturada, a Intranet é uma peça-chave para proporcionar agilidade dos processos internos da empresa, especialmente pela facilidade de interação entre os funcionários e, consequentemente, a melhoria contínua na capacidade de solucionar problemas, bem como nos serviços de atendimento aos clientes.
Ademais, vale mencionar que essa plataforma também é mais segura. Além do sistema de criptografia que protege mensagens, arquivos e outros dados de uma invasão externa, há ainda a possibilidade de implementar a segmentação dessa rede — restringindo a permissão de acesso aos segmentos que têm informações mais sensíveis e diminuindo os riscos de vazamento.
Inventário dos equipamentos
O inventário de equipamentos é uma medida essencial para se chegar à conclusão se todo o seu investimento com a infraestrutura de telecomunicações está valendo a pena ou não. É ele quem indica os ativos de telecom, o custo total com a manutenção dos dispositivos, bem como o nível de aproveitamento desses recursos pelos funcionários.
Para ilustrar melhor a situação, imagine que todos os dias a sua empresa sofra com a indisponibilidade de rede, ainda que por poucos minutos. Isso significa que os seus colaboradores ficarão improdutivos nesse período — porém, a obrigação salarial em relação a eles continua a mesma.
Somando esses minutos, ao final de um ano o gestor perceberá que muitas horas de trabalho foram perdidas, além de um dinheiro que poderia ser investido em outros setores. Por conta disso, é papel do gestor conhecer os três pontos estratégicos para elaborar um inventário básico de telefonia: o número de linhas, o número de chips e o colaborador responsável por cada uma delas.
Os sistemas de gestão de telefonia são o caminho mais rápido para reduzir custos e promover a conscientização do uso dessas ferramentas por toda a equipe. E, como você pode perceber, com um bom planejamento e o auxílio dos profissionais certos, o redesenho dos processos tornarão o seu negócio mais moderno, ágil e lucrativo.
Enfim, viu como investir em um sistema de gestão adequado pode influenciar na melhoria de processos e auxiliar na diminuição do custo operacional da sua empresa? Se ficou interessado, conheça agora as soluções que a Deet tem a oferecer, contacte-nos para uma avaliação!
