Em muitas empresas brasileiras, a gestão de facilities começa a ganhar uma importância maior do que tinha há alguns anos. Isso está acontecendo porque os gestores começaram a enxergar os benefícios que a estratégia vem proporcionando às empresas estrangeiras. Muitas das melhores práticas de negócios são lançadas no exterior e, depois, com sua eficácia comprovada, são copiadas no Brasil. É o que acontece com a gestão de facilities.
Se você ainda não conhece essa estratégia corporativa, é bom se apressar, pois ela agrega vantagens capazes de tornar o negócio mais competitivo no médio e longo prazo. Então, descubra agora o que é gestão de facilities e como ela contribui para o sucesso do seu negócio. Boa leitura!
O que é gestão de facilities?
O termo “facilities management”, como é conhecida em outros países, representa a gestão de facilidades no Brasil. Em uma linguagem mais simples, refere-se ao gerenciamento das instalações físicas ou administração predial ou a gestão da prestação de serviços. Para ser mais exato, o profissional responsável pela gestão de facilities fica incumbido de garantir o bom funcionamento da empresa, englobando algumas tarefas, como manutenção da estrutura física, equipamentos e recursos humanos.
Por exemplo: considere as instalações da sua empresa — o prédio, em si, e tudo o que está dentro dele (pessoas, móveis, máquinas, instalações elétricas etc.). Todos esses elementos são interdependentes uns dos outros. Se um não funcionar bem, a harmonia do ambiente é prejudicada e a empresa perde em produtividade. Nesse caso, o que o gestor de facilities faz é garantir que toda a estrutura funcione de forma sincronizada.
Quais serviços comumente integram a gestão de facilities?
Geralmente, os serviços mais utilizados nesse campo são terceirizados, mas, independentemente disso, é necessário um departamento de gestão de facilities para garantir a organização e coordenação dos serviços necessários. Os principais são:
- serviços de limpeza: ninguém trabalha bem em meio a sujeiras e desorganizações. Em algumas empresas, como consultórios médicos e restaurantes, a limpeza e a higiene são quesitos primordiais para ter autorização de funcionamento. A limpeza também influencia na saúde física e mental dos colaboradores. Por isso, é necessário que os ambientes estejam sempre limpos e prontos para serem utilizados;
- serviços de manutenção: inclui instalações elétricas (fiações), encanamentos (água tratada e esgoto), pinturas de paredes, portas, janelas, máquinas etc. É tudo o que está relacionado ao funcionamento e à conservação da estrutura predial. Se houver uma pane elétrica na empresa, por exemplo, todas as operações do negócio pararão de funcionar. É aí que entra em ação o gestor de facilities;
- serviços de segurança: sem segurança, os colaboradores, clientes e fornecedores que visitam a empresa vivem em constante vigília e desconfiados de tudo. Em um país que apresenta as maiores taxas de criminalidade do mundo, isso é normal, mas deixa o ambiente estressante. Por isso, se quiser fornecer um meio mais tranquilo e amigável, é bom se preocupar com segurança de alto nível. Sendo assim, câmeras, cercas elétricas, portões e alarmes devem ser mantidos funcionando regularmente pelo gestor de facilities;
- serviços de telefonia e Internet: telefone e Internet representam um dos meios de comunicação mais importantes para as empresas atualmente. Além disso, com a evolução das tecnologias de cloud computing, muitas organizações já operam totalmente na nuvem, o que torna esses meios um recurso fundamental para o funcionamento do negócio. Se houver falhas, o core business (atividade-fim) é afetado e a empresa deixa de gerar receitas. Isso demanda um cuidado especial pelo gestor de facilities. Fazer uma auditoria dos contratos e faturas das operadoras é essencial aqui.
Por que a empresa deve ter uma boa gestão de facilities?
Como disse, a gestão de facilities é uma prática que traz muitas vantagens para as empresas e vem sendo integrada ao conjunto de estratégias de negócios. Veja alguns dos principais benefícios que justificam a sua importância:
Proporciona um desenvolvimento sustentável ao negócio
Independentemente do porte que a sua empresa tem hoje, a gestão de facilities abre portas para um desenvolvimento sustentável. Gerenciar os recursos em uma empresa pequena, com 50 ou 100 funcionários, por exemplo, tem um certo nível de dificuldade. Agora, imagine controlar tudo em uma empresa com 500 ou 1.000 pessoas trabalhando simultaneamente?
À medida que a empresa cresce, a estrutura torna-se mais complexa, e ter um profissional para cuidar dos serviços essenciais evitará caos e crises quando ela atingir o nível máximo de uso dos recursos disponíveis. O gestor deve garantir uma infraestrutura estável e escalável, contratando mais recursos na medida certa para suportar o crescimento do negócio.
Aumenta a satisfação e o desempenho de terceirizados
A gestão de facilities é considerada uma função organizacional capaz de integrar pessoas às estruturas, objetivando a melhoria da qualidade de vida no trabalho. Como o bem-estar e a satisfação estão diretamente ligados à motivação, consequentemente, essa função resultará em melhores níveis de produtividade para o negócio.
Os trabalhadores terceirizados passam a ter um acompanhamento mais de perto e devem ser incorporados ao negócio como colaboradores fixos. Dessa forma, eles se sentem parte do grupo e terão os níveis de engajamento elevados, o que aumenta o comprometimento com as tarefas pelas quais foram designados.
Alinha os serviços essenciais à gestão da empresa
Em muitas empresas, os serviços gerenciados como facilities não fazem parte do core business. No entanto, se falharem ou faltarem, podem afetar drasticamente a geração de receitas do negócio, obrigando a paralisação das operações vitais, como as de atendimento, suporte e vendas por telefone e Internet.
Quando você implementa um departamento exclusivo para a gestão de facilities na empresa, uma das funções do gestor é aplicar estratégias para otimizar e alinhar os serviços aos recursos e processos que ela mais utiliza. Isso deve agregar inteligência aos processos e melhorar a rotina de trabalho dos colaboradores e gestores de todos os departamentos.
Melhora a imagem da empresa no mercado
Imagine receber clientes, fornecedores, fiscais do governo, sócios, investidores e parceiros de negócios em um prédio com estruturas precárias. Como você acha que isso vai impactar na percepção deles sobre a empresa? Paredes com rachaduras ou com tinta descascando, Wi-Fi que não funciona, canos entupidos e outros problemas estruturais podem prejudicar muito a imagem do negócio e reduzir o valor de mercado que a companhia tem.
Garante economia de custos
Para a terceirização continuar representando uma boa estratégia de redução de custos, é preciso monitorar a prestação de serviços, gerenciar os contratos e executar outras ações de auditoria e fiscalização. A gestão de facilities deve se encarregar dessas tarefas, permitindo que a empresa use melhor os serviços disponíveis, eliminando os desperdícios.
Se você visa a agregar força competitiva ao negócio e a ter uma estrutura escalável que suporte o crescimento, contar com a gestão de facilities será fundamental.
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