Os gastos com telefonia podem não parecer tão relevantes no início, mas quando você faz uma análise das contas, percebe o quanto poderia economizar. Sem uma gestão de telecom, os aparelhos da empresa podem ser utilizados para uso pessoal, a operadora pode cobrar valores errados e outras ocorrências negativas podem acontecer sem que ninguém saiba.
Muitas empresas ainda não têm o hábito de gerenciar os recursos de internet e telefonia da empresa, o que é um grande erro. Se você quiser solucionar problemas relacionados a isso e reduzir drasticamente os custos, é bom começar agora. Para ajudá-lo com a tarefa, listamos abaixo as melhores práticas do mercado. Acompanhe!
Por que é importante fazer a gestão de telecom?
Antes de começar, é importante saber mais afundo por que esse esforço vale a pena. Existe uma série de benefícios que a empresa pode obter ao planejar e implementar uma gestão de telecom. Os principais são:
- a carga de trabalho com a gestão é reduzida, possibilitando mais foco no core business (atividade-fim);
- a empresa sabe exatamente quais recursos têm e como são utilizados;
- a diminuição da necessidade de altos investimentos em aparelhos novos;
- o direcionamento do uso dos recursos para o que realmente importa;
- a redução de custos exorbitantes com a conta telefônica.
Quais são as principais formas de fazer uma boa gestão de telecom na empresa?
Agora, sem mais delongas, vamos para o que interessa. A maioria das empresas que adota uma boa gestão de telecom possui algo em comum: coloca as práticas listadas abaixo em ação todos os meses. Vamos começar?
Pesquise planos mais adequados às necessidades da empresa
Em muitas empresas, por não haver uma gestão de telecom bem definida, não há profissionais qualificados para pesquisar e negociar planos de telefonia. O resultado é a contratação de pacotes com serviços que não atendem bem às necessidades do negócio, pagando mais caro por isso.
Nesse caso, o ideal é nomear um ou mais profissionais qualificados para assumir a responsabilidade de lutar pela empresa e conseguir planos mais adequados e preços competitivos. Além de reduzir o desperdício de dinheiro, diretores, gestores e colaboradores poderão trabalhar melhor, aumentando a produtividade na empresa e fora dela.
Analise os contratos com as operadoras
Todos os anos os contratos de telefonia são automaticamente renovados pelas operadoras quando não há contestações dos clientes. O problema é que muitas vezes essas renovações vêm acompanhadas de novas taxas e reajustes abusivos.
Para mudar isso, passe a gerenciar os contratos fazendo o monitoramento dos prazos de validade. Sempre que algum contrato estiver próximo do vencimento (de 1 a 3 meses antes), entre em contato com a operadora e renegocie os termos acordados anteriormente. Exija condições mais favoráveis à empresa e ameace não renovar o contrato caso os novos termos não sejam respeitados.
Faça uma auditoria nas faturas
Um problema crônico no Brasil é a cobrança de valores errados por parte das operadoras de telefonia. Enquanto as autoridades não definem punições mais severas para esse desrespeito ao consumidor, você precisa ficar atento para não pagar por serviços que não usa.
Então, além de gerenciar os contratos, gerencie também as faturas mensais para descobrir cobranças abusivas e fora dos termos acordados. Ter ciência dos contratos ajudará você a identificar se o que é cobrado nas faturas está de acordo ou não. Se não estiver, entre em contato com a operadora e reclame os valores.
Por lei, cobranças erradas têm um prazo de até 3 anos para serem reivindicadas. Então não deixe passar essa oportunidade. Analise as faturas passadas para negociar os valores errados em forma de abatimento nas contas futuras. Passe também a monitorar as faturas mês a mês para resolver os erros quando forem gerados.
Além disso, aproveite a auditoria para descobrir linhas e aparelhos que não estão em uso. Desative as linhas e venda os aparelhos ou remaneje-os para os profissionais que precisam deles para trabalhar melhor.
Estabeleça políticas de uso
Provavelmente a sua empresa não tem políticas de restrição de uso para os aparelhos, certo? Apenas confiar que eles não serão usados de forma indevida não funciona bem. O ideal é que, além da conscientização com relação ao uso exclusivamente profissional, as faturas sejam analisadas minuciosamente.
Qualquer serviço utilizado para fins pessoais pode ser descontado do colaborador. Lembrando que o intuito não é punir ninguém, mas ser justo com relação ao uso dos serviços que a empresa paga.
Organize um inventário
Possivelmente, você não tem um controle sobre a quantidade de aparelhos que a empresa possui e quais estão em uso. Isso pode ser um problema, pois pode facilitar furtos e o uso indevido das linhas. Para evitar que isso aconteça, faça um inventário dos aparelhos móveis e fixos, bem como das linhas ativas.
O objetivo é, primeiramente, listar tudo para ter um panorama da situação. Depois busque identificar como os telefones são usados. Esse monitoramento ajuda a inibir o uso indevido, além de possibilitar a descoberta de gastos excessivos, de cobranças abusivas da operadora e de oportunidades de reduzir os custos.
Adote práticas de BYOD
Apesar do BYOD (Bring Your Own Device) tornar a gestão de telecom um pouco mais complexa, a prática é uma solução para grandes reduções de custos. Isso porque a empresa passa a liberar o uso de dispositivos pessoais para o trabalho, poupando o investimento na aquisição de aparelhos. Além disso, permite que os profissionais trabalhem mais à vontade, podendo ser um estímulo para o aumento da produtividade.
Nesse caso, quem trabalha na empresa ficará responsável por comprar e manter seus próprios aparelhos, além das linhas telefônicas. A empresa apenas pagaria uma ajuda de custo. Com isso, muitos problemas podem ser resolvidos, mas para essa estratégia dar certo, é preciso realizar um controle rigoroso de acesso à rede, uma vez que os riscos de infecção por vírus e malwares fica maior.
Terceirize a gestão de telecom
Uma coisa que talvez você não saiba é que existem empresas oferecendo serviços completos de gestão de telecom. Você pode fazer uma parceria dessas e terceirizar todo o serviço de controle, monitoramento de contratos, faturas e outros.
Ao fazer todo esse trabalho sozinho, além do cansaço, perde-se muito tempo com atividades que não são a essência do negócio e corre-se o risco de cometer erros no processo. Sendo assim, prefira contar com uma ajuda profissional para ter redução de custos reais com telefonia e aumentar a produtividade do negócio.
Como pudemos ver, a gestão de telecom é tão importante quanto qualquer outra função da empresa. No entanto, como não se trata de uma atividade-fim, ela deve ser terceirizada para ganhar ainda mais eficiência. Coloque essas dicas em prática ainda hoje e economize tempo e dinheiro nos negócio!
Pronto para começar? Entre em contato com a Deet agora mesmo e dê o pontapé inicial! Vamos conversar para entender como está sua estrutura de telecom e como podemos transformar seus resultados em números favoráveis ao negócio.
