Diante do aumento exponencial da competitividade no mundo dos negócios, a eficiência de todos os processos de uma empresa é fundamental para a sua consolidação e destaque perante a concorrência, independentemente do seu porte, orçamento ou área de atuação.
A área de telecomunicações, por exemplo, é indispensável para a estratégia de boa parte das empresas. Contudo, nem todas elas têm a noção adequada de como empregar tais recursos da forma certa e, com isso, cometem uma série de erros na gestão da telefonia, impactando negativamente o empreendimento.
Para que você não cometa os mesmos tropeços, neste post abordaremos 9 erros que devem ser evitados em uma gestão de telefonia. Confira!
1. Não ter um inventário atualizado das linhas
A falta de um inventário atualizado sobre os bens que a empresa utiliza para desenvolver suas atividades de comunicação consiste em um dos primeiros sinais de desorganização e ineficiência.
Se não há o controle de cada item — número de linhas, ramais, modems, celulares —, bem como a identificação dos seus respectivos responsáveis, não é possível contabilizar a necessidade real de consumo de cada um deles, nem os custos com a substituição de equipamentos.
Para otimizar a administração do departamento de telefonia de qualquer negócio, é essencial conhecer bem a sua demanda e, a partir daí, encontrar os planos mais apropriados.
2. Não gerenciar as faturas
O hábito de não conferir os custos mensais com a telefonia pode ser um comportamento bastante comum no ambiente corporativo, e isso se justifica pelo fato de que, geralmente, esta não é uma função diretamente ligada ao foco principal do negócio.
Muitas vezes, o gestor até tem um controle para que os pagamentos sejam feitos em dia, mas o detalhamento de cada fatura é negligenciado. É aí que está o perigo de desperdício de recursos, pois não são raras as vezes em que ocorrem erros nas cobranças das operadoras. Ademais, via de regra, elas sempre são as beneficiadas.
3. Não saber o que está contratando
Outro equívoco bastante cometido na contratação de planos de telefonia empresarial é inexperiência do gestor ao fechar esse tipo de negociação.
Nesse sentido, além de conhecer bem seu perfil ideal de consumo e comparar os custos das tarifas com mais de um fornecedor, também é importante estar atento às promessas das operadoras — se elas realmente cumprem com aquilo que está descrito no contrato.
As cobranças abusivas e prestações de serviços insatisfatórios acontecem bastante nesse cenário, portanto, saber exatamente o que está contratando vai lhe dar argumentos para questionar possíveis abusos.
4. Ter uma gestão de pagamentos ineficiente
A ineficiência na gestão dos pagamentos das faturas de uma empresa é sinônimo de prejuízo e redução da produtividade. Conforme a situação, mais do que um passivo considerável de juros, o empreendimento ainda corre o risco de ter fornecimento do serviço cortado.
Dessa forma, investir em uma empresa especialista em gestão de telefonia pode evitar que erros simples sejam cometidos.
5. Não saber negociar com fornecedores de telecom
O sucesso de um empreendimento em muito depende da capacidade de negociação dos seus gestores com os melhores fornecedores. Nesse contexto, inclui-se os serviços de telefonia.
Para alcançar uma boa performance, é necessário dominar todas as suas carências e discutir esse cenário com a operadora de telefonia. Além do mais, antes de um encontro, estude as possibilidades disponíveis no mercado e enumere dados importantes para fundamentar seus argumentos.
6. Ter uma equipe de gestão sem especialização
Mesmo quando existe um plano de gestão para o setor de telecomunicações da empresa, algumas vezes, os esforços praticados não trazem resultados efetivos, isto é, não conseguem atingir as metas.
Em tais casos, contratar uma empresa com experiência no assunto é a principal alternativa para corrigir as falhas do seu sistema de forma segura — com aumento da produtividade e a redução de custos desejado.
Desse modo, os colaboradores tem mais tempo para focar naquilo que fazem de melhor e deixam que os especialistas tomem conta de outros pontos secundários, porém, não menos importantes.
7. Não ter um suporte aos colaboradores da empresa
A falta de suporte aos colaboradores é um dos principais erros na gestão da telefonia. Quando você estrutura toda operação, entrega as ferramentas necessárias para o trabalho, mas não oferece suporte para engajar comprometimento desses funcionários, sempre há um mau aproveitamento dos recursos.
Um dos benefícios da contratação de uma empresa especializada é justamente o gerenciamento do seu time de telefonia. Além do auxílio com suporte, elas também fazem um controle do desempenho desses colaboradores.
8. Não acompanhar a origem dos custos
É impossível ter uma gestão de telefonia eficiente quando não se sabe ao certo de onde surgem cada despesa. Então, para que haja a utilização bem-sucedida de recursos na sua empresa, a análise de todos os pontos de consumo se torna uma importante aliada. Verifique aspectos como:
- os índices de consumo de telefonia fixa e móvel;
- o uso do pacote de dados;
- o perfil e comportamento dos colaboradores.
9. Não fazer auditoria mensalmente
Como mencionado, as cobranças indevidas nas contas de telefonia são mais comuns do que muitos gestores imaginam. Sendo assim, quando as empresas adotam um sistema de gestão de telefonia proativo, elas descobrem várias discrepâncias.
A solução, nesse caso, é adotar um sistema de auditoria mensal das suas contas. Assim, ao identificar divergências, você pode comparar os dados registrados na central de telefonia com os apresentados pela operadora e, então, pedir uma reavaliação.
Complementando
A comunicação interna e externa de um empreendimento é um fator de extrema importância para obtenção de bons resultados, e também um bom relacionamento com os clientes. Todavia, a falta de preparo e utilização dos meios certos, as levam a incorrer em muitos equívocos.
Felizmente, os erros na gestão da telefonia podem ser facilmente corrigidos, basta você investir no auxílio de uma empresa com expertise no assunto. Com uma atuação especializada, esse setor funcionará com máxima eficiência, podendo o gestor se dedicar à tomada de decisões mais importantes.
Agora que você conheceu os erros mais comuns que devem ser evitados na gestão de telefonia, e como a participação de uma empresa especializada pode ser o diferencial para o sucesso desse setor, contate-nos para uma avaliação! Será um prazer ajudá-lo.
