Os serviços de telefonia e internet são fundamentais para as operações da empresa e atendem às necessidades de praticamente todos os departamentos. Porém, quando a empresa começa a se desenvolver, mais linhas são contratadas para atender às novas demandas, o que pode elevar os custos a um patamar inaceitável. Isso faz da gestão de telecom uma metodologia indispensável no negócio.
Se você analisar as faturas, poderá encontrar diversas cobranças adicionais indevidas, um fato muito comum entre as operadoras de telefonia no Brasil. Ao implementar a gestão de telecom, será possível visualizar essas cobranças abusivas e gerenciar melhor os ativos de telefonia para não pagar além do que é usado na empresa.
Gostou da ideia? Então, confira neste post o que é gestão de telecom, como implementá-la na empresa e, claro, por que você deve colocá-la em prática. Boa leitura!
O que é gestão de telecom?
A gestão de telecom é um conjunto de métodos padronizados adotados para gerenciar os recursos de telefonia e infraestrutura de rede de uma empresa.
Entre suas funções, podemos destacar o monitoramento e controle de consumo da linhas fixas, móveis e links internet, verificação do cumprimento das cláusulas contratuais por parte dos provedores, auditoria das faturas e pagamentos realizados, estabelecimento de limites de consumo, entre outras.
Como fazer uma boa gestão de telecom?
Abaixo, listamos os principais passos para você estruturar uma gestão de telecom eficiente na empresa. Acompanhe!
Faça um inventário dos ativos de telefonia da empresa
O primeiro passo é listar todos os ativos que a empresa tem relacionados aos serviços de telefonia e internet. Os principais são:
- linhas telefônicas em uso e também as que estão fora de uso;
- redes de banda larga em uso ou não;
- aparelhos fixos e móveis;
- todas os contratos vigentes e encerrados.
A ideia é descobrir quais são os ativos existentes em uso ou não, bem como quem os usa, como são utilizados e quem é responsável por eles. Se não houver um controle sobre isso, esse deve ser o primeiro passo.
Verifique os processos de pagamentos das faturas
O segundo passo é descobrir quem realiza os pagamentos e identificar onde as faturas são armazenadas. Se elas não possuem um local próprio, prepare um, junte todas as faturas e organize-as por ordem de data. Se preferir, digitalize os documentos e armazene-os no computador e na nuvem para facilitar a busca e análise. Agora, avalie se as faturas são pagas em dia, quais valores são pagos e por quais serviços a empresa é cobrada.
Trace um perfil de uso dos serviços de telefonia
Liste quais ativos são mais utilizados pela empresa, quais têm pouco uso e quais não têm uso algum. Além disso, registre quantas operadoras são utilizadas, bem como os serviços consumidos. A ideia é descobrir quais serviços são mais essenciais para o negócio e limitar o consumo ao que realmente é necessário.
Analise os contratos e renegocie as condições
Na gestão de telecom, existem tipos diferentes de contratos, como mãe e guarda-chuva. Então, localize os contratos, avalie o tipo deles e verifique se as cláusulas estão sendo respeitadas pelas operadoras. Caso contrário, você poderá contestar e até encerrar a parceria.
Fique atento também aos prazos de validade. Se você não fizer contato, o contrato pode ser renovado automaticamente pela operadora ou suas tarifas poderão aumentar drasticamente. Então, quando um contrato estiver perto de vencer — cerca de 3 meses antes —, contate a operadora para negociar novas condições, como descontos, incremento de novos serviços ou migração de plano.
Recolha e revise as faturas anteriores
Além dos contratos, revise também as faturas pagas no passado. Se encontrar cobranças indevidas, conteste-as nas operadoras. Segundo a Agência Nacional de Telecomunicações — Anatel, você tem até 3 anos para questionar as cobranças e recorrer a descontos nas próximas faturas para abater os erros.
Conte com um apoio especializado
Fazer todo esse trabalho sozinho é até possível, mas vai exigir conhecimentos, habilidades e experiências que talvez você não tenha. Além disso, a prática manual deve tomar grande parte do seu tempo, já que demanda um bom esforço, e ainda acarreta chances de cometer erros no processo. Nesse caso, recomendamos contar com o apoio de profissionais especializados em gestão de telecom para potencializar os resultados.
Eles vão avaliar e comparar as necessidades do negócio com os pacotes de serviços contratados, indicando os melhores planos para a empresa. Grande parte do trabalho pode ser feita por eles, sem grande esforço e com alta eficiência.
Por que você deve investir na gestão de telecom?
Como esses recursos são contratados via provedores terceirizados, o controle dos serviços prestados deve ser monitorado o tempo todo, principalmente em se tratando de operadoras de telefonia e internet. Veja, agora, alguns dos principais motivos que tornam a gestão de telecom essencial para o negócio.
1. Agrega segurança aos processos de gestão
Se a gestão de telecom for planejada e implementada do jeito certo, as informações ganharão maior segurança, sendo armazenadas e acessadas na nuvem e somente por pessoal devidamente autorizado. Além disso, os processos devem ser executados por meio de um software específico para a função, reduzindo o risco de perdas dos dados durante as funções de monitoramento e controle.
2. Automatiza o monitoramento e controle
Ao contar com o apoio de uma empresa especializada, ela fornecerá um sistema de gestão que permite automatizar uma série de processos que antes eram realizados manualmente. Geralmente, essas empresas adotam as melhores práticas do mercado, incluindo metodologias e tecnologias específicas para esse tipo de controle.
3. Reduz o desperdício de recursos
Cada operadora oferece uma gama diferente de pacotes de serviços de telefonia e internet. Diante da facilidade de contratá-los, é preciso muito cuidado na escolha. O ideal é que seja feita uma pesquisa de necessidades internas para comparar com os planos disponíveis e seus preços.
A gestão de telecom deve ajudá-lo nisso, analisando as necessidades por departamento e mudando os planos para a adequação perfeita. Isso gera uma grande redução de custos no orçamento e permite o melhor uso dos recursos. E tem mais: a metodologia vai ajudar o negócio a evitar atrasos nos pagamentos das faturas, o que deve gerar uma boa economia de gastos desnecessários.
Para completar, um software de gestão de telecom é capaz de analisar os dados automaticamente, melhorando o controle de custos e indicando ótimas soluções de economia. No geral, a empresa passa a pagar um valor justo, somente por aquilo que usa.
4. Melhora a produtividade
Ao implementar a gestão de telecom na empresa, os serviços e aparelhos mais importantes estarão à disposição dos gestores e colaboradores, o que deve impactar diretamente na produtividade. Os serviços certos, quando utilizados pelos aparelhos mais adequados, melhoram a forma como os profissionais trabalham, resultando em maior agilidade.
5. Aumenta o ROI
Quando a empresa passa a pagar somente pelo que usa e adapta os dispositivos aos serviços utilizados, investimentos menores resultam em retornos maiores. Ou seja, a relação custo-benefício melhora e o Return on Investment — ROI (ou, retorno sobre investimento) dos serviços aumenta consideravelmente.
Viu como o investimento em gestão de telecom é importante para o negócio? Então, não perca mais tempo e dinheiro! Comece ainda hoje a monitorar e controlar os ativos de telefonia e internet da sua empresa.
Pronto para começar? Entre em contato conosco agora mesmo e veja como podemos te ajudar com isso!
