Pare, agora e pense: você consegue saber informações gerenciais apenas olhando a fatura de telefonia da sua empresa? Além de ser algo manual, demanda tempo para a equipe ou colaborador que analisa os documentos de cobrança, acrescentando que nem todas as informações da fatura são de fácil compreensão.
A principal dificuldade de algumas empresas é entender as faturas de telefonia. As operadoras se esforçam nas modificações do layout dos documentos, pois mudanças acontece em alguns anos. Porém, em todas a leitura não é tão simples e dificulta ao gestor compreender todas as informações necessárias para uma melhor gestão da telefonia.
Neste artigo vamos te mostrar algumas opções para facilitar sua vida e o dia a dia da gestão de telefonia na sua empresa.
Você ainda não analisa sua fatura?
Isso é perigoso para sua empresa, não analisar as faturas de telefonia, vai que você está pagando por algo que não contratou. Acreditamos que você deve analisar todas as faturas recebidas, mas se você ainda não faz, é bom começar.
Se você tem uma fatura de telefonia pequena, vai gastar pouco tempo para olhar as linhas e conseguir fazer uma gestão do que é cobrado pelas operadoras. Mas, com uma estrutura maior essa gestão consome muito tempo dos colaboradores, assim, tendo formas de extrair estes dados é uma estratégia fundamental para ganhar tempo e economizar dinheiro para a empresa.
Para que você precisa destas das informações?
Inicialmente, analisar os recursos utilizados é a melhor forma de gestão e por isso você precisa destas informações de maneira fácil, rápida e correta. Assim poderá saber qual linha fez determinada utilização e os custos envolvidos. Sem análise, sem informações, você não deve precisar de serviços que não enxerga como estão sendo utilizados.
Outros motivos que vão te dizer para que precisa dessas informações:
- auditoria das cobranças,
- análise para renovação de contrato ou linhas novas,
- verificação de linhas sem uso,
- reduzir os custos através da adequação de planos e serviços,
- controlar as utilizações e ajustar os perfis de permissão,
- dentre outros.
Quais são os formatos da fatura de telefonia?
As operadoras tem algumas obrigações, dentre elas, disponibilizar o documento de cobrança através da internet de acordo com a resolução 632 da Anatel. Esta resolução não especifica o formato exato a ser utilizado pelas operadoras.
O formato PDF é o mais utilizado pelas operadoras, porque é mais leve e fácil de visualizar para pagamento. TXT, é outro formato utilizado, este em texto, porém nem sempre é fácil receber neste formato. Febraban, a Federação Brasileira de Bancos, estabeleceu um formato único para apresentação das cobranças de telecomunicações para a conta eletrônica.
Logo, existem três formas possíveis que normalmente são utilizadas pelas operadoras.
Quais são as formas de extrair os dados?
Você verá algumas maneiras, das mais baratas até as mais caras, porém são opções viáveis para todas as empresas.
Pedindo a sua operadora
Algumas empresas possuem um atendimento diferenciado na operadora, seja no atendimento de suporte ou da área comercial. Porém, a área comercial tem como extrair a fatura do cliente em formato de texto para analisar as informações em uma planilha.
O problema é que dificilmente a operadora fará isso em todos os meses. Visto que fazem isso normalmente em caso de renovação de contrato ou analisando a base de um novo cliente.
Criando uma planilha de acompanhamento
Quando se tem uma fatura pequena, você pode gastar certo tempo para pegar as informações manualmente e colocar em uma planilha de acompanhamento sobre os serviços contratados. Se a conta for grande, até da pra fazer, o problema será o tempo desprendido para isso.
Com um sistema específico para análise de faturas
O custo desse tipo de sistema é barato para a empresa, fazendo com que seja possível entender melhor a fatura de telefonia existente. Facilitar a visão da gestão é fundamental para qualquer área, na telefonia é possível ter a ajuda de alguns sistemas no mercado brasileiro.
Alguns sistemas ainda oferecem funcionalidades mais simples para as atividades da gestão de telefonia. Contudo, se o foco é ter um sistema de apoio na tomada de decisão ou gestão, esses sistemas podem atender facilmente esta necessidade.
As faturas escaneadas ou digitalizadas ou em formato de imagem normalmente não podem ser utilizadas para extrair os dados em sistemas.
Através de um sistema mais complexo
Alguns sistemas no mercado não fazem apenas a análise da fatura, extraindo os dados para um formato mais agradável. Existe uma certa variação de recursos nos sistemas.
Redução dos custos é o mais visível nos sistemas, com foco em analisar e indicar a melhor operadora. A maioria dos sistemas tem o foco principal neste quesito. Em seguida, alguns sistemas adicionam o recurso de auditoria das faturas.
O único problema é que a maioria tem por base no que foi utilizado, no histórico das faturas. Assim, é bom compreender que a análise sistêmica ainda precisa de uma intervenção humana.
A inteligência normalmente fica nos sistemas com a demonstração de relatórios analíticos para mudança de operadora ou permanência. Porém, existem soluções em que a inteligência é tanto dos sistemas quando de um especialista, assim deixando o resultado muito mais efetivo.
O custo nem sempre é doce, a maioria é um pouco salgado comparado a algum serviço contratado da operadora. É bom pesquisar bem caso precise apenas de um sistema mais complexo, pois existem ótimas alternativas no mercado.
Por uma empresa especializada
Através de uma empresa parceira, é possível ter a análise das faturas aliada a colaboradores que ajudam nas estratégias. O fator humano é imprescindível neste cenário para auxiliar as tomadas de decisão.
Algumas empresas pedem apenas a fatura em formato de planilha, por exemplo. Através de uma empresa especializada em gestão de telefonia o valor normalmente fica mais barato que contratar um sistema específico. Isso porque já existe um fornecedor e você poderá ter mais esta vantagem na contratação.
Algumas empresas especializadas podem oferecer algum sistema em conjunto para facilitar o fluxo para você. Dá uma olhada no artigo “Descubra o que é outsourcing e como ele pode ajudar a sua empresa” ou “Como funciona uma consultoria em telecom?“, vão te ajudar a entender melhor.
Resumindo
Existem algumas opções, porém não analisar qualquer fatura de telefonia é um erro para qualquer empresa. Você pode pagar valores sem saber ou deixar de ter uma gestão estratégica sobre os recursos contratados. Todo gestor gosta de saber que os recursos da empresa estão bem empregados e com controle.
Pesquise! Já te mostramos as opções possíveis, agora você deve analisar as opções do mercado para escolher a melhor alternativa para sua realidade operacional e de custos.
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