Seja na vida pessoal ou no trabalho, o custo de uma ligação pode pesar bastante no orçamento. Quando falamos de uma empresa que atende diversos clientes no seu call center e que precisa fornecer um celular aos colaboradores, então, a conta pode ser ainda maior. Por isso é tão importante aprender a fazer a redução de custos com telefonia.
Algumas pessoas, levadas pela onda das tecnologias digitais, acham que o setor de telefonia vai cair em desuso nas empresas. Mas, para os empreendedores mais experientes, essa é uma grande falácia. Call centers, telefones fixos e celulares ainda têm suas utilidades — apenas surgiram outras ferramentas que podem diminuir os custos nessa frente.
Está preocupado com a conta das ligações no seu negócio? Então veja, aqui, 7 dicas para promover a redução de custos com telefonia em sua empresa!
1. Analise o contrato
Muitas operadoras de telefonia acabam cobrando mais do que você gostaria com vários serviços. Alguns deles nem são tão úteis para sua empresa e ficam gerando gastos só porque fazem parte do pacote. Sem falar que, com o tempo e mudança de planos, você pode pagar por várias coisas que já não usa mais.
Para evitar isso, é melhor reler seu contrato de telefonia e ver o que precisa ser eliminado. Em alguns casos, você pode encontrar serviços que podem ser cancelados ou até descobrir alternativas com melhor relação custo-benefício para seu dia a dia.
2. Faça um inventário de linhas telefônicas
Algo que sempre vai atrapalhar a redução de custos com telefonia são as linhas paradas. Sabe aqueles números de telefone que ninguém mais utiliza, mas que continuam abertos e funcionando aos olhos da sua provedora de telefonia? Não se engane: sua empresa ainda paga por todos eles, mesmo que estejam engavetados.
Claro, algumas desativações de ramais e coisas assim podem passar despercebidas de vez em quando. Porém, para evitar que o problema se acumule, é bom fazer um inventário de todas as linhas telefônicas abertas no seu negócio e quais delas ainda são utilizadas. Assim, você pode cortar os excessos junto com alguns custos mensais.
3. Utilize o sistema VoIP
Uma novidade trazida pela era digital é a possibilidade de fazer chamadas de vídeo e voz online. Em vez de transmitir os dados pela sua empresa de telefonia, você utiliza o provedor de internet, que não cobra pelo tempo que você passa falando. Assim nasceu o sistema Voice Over Internet Protocol (VoIP), ou Voz sobre Protocolo de Internet.
De forma bem simples, o VoIP permite fazer ligações por meio da internet como se fossem ligações normais, o que custa bem menos. O inconveniente aqui é que você só pode ligar para outros sistemas VoIP, não para qualquer número. É um pouco limitado, mas já serve para entrar em contato com outras unidades da empresa ou parceiros de mercado.
4. Instrua sua equipe para que usem o telefone corretamente
Você provavelmente já viu pessoas pagando uma conta enorme de telefone porque alguma criança usou o telefone sem pensar por mais de duas horas em uma ligação internacional. É um caso possível para muita gente, mas não é uma boa para quem precisa fazer a redução de custos com telefonia em um negócio.
Se a sua equipe não for instruída sobre como utilizar esse serviço do jeito certo, então pode esperar uma série de gastos extras, como ligações feitas no lugar do uso do VoIP e até chamadas pessoais pelo sistema da empresa. É melhor estabelecer as normas de antemão do que ter que remediar tudo depois.
5. Renegocie contratos com a operadora
As operadoras de telefonia precisam continuar vendendo seus planos tanto quanto sua empresa precisa de seus serviços. Nada disso deve mudar tão cedo. A questão é que, com o tempo, alguns desses planos podem não ser tão vantajosos para o seu orçamento. E, claro, um cancelamento nunca é legal para nenhuma companhia telefônica.
Diante disso, não há motivo para não negociar um preço melhor com a sua operadora. Ela quer manter um cliente e você precisa de um contrato melhor para continuar com seu plano. Se não for possível chegar a um acordo, então pode ser uma boa hora para trocar de companhia telefônica.
6. Divida os custos por setor
Uma prática que pode ajudar na redução de custos com telefonia, que você nem deve ter imaginado, é a descentralização da cobrança pelo serviço. Bem, isso parece um pouco complicado, mas acompanhe.
Com descentralização, queremos dizer que cada setor da empresa será cobrado pelas ligações que realiza. Nesse caso, cada setor também receberá um orçamento de telefonia compatível com o volume de ligações que deve realizar ao longo do mês.
Essa prática ajuda a resolver dois problemas:
- cada setor terá que administrar suas ligações para melhorar o próprio orçamento, o que leva a um corte de custos e à melhor distribuição de recursos;
- será possível entender melhor quanto cada setor gasta em telefonia para depois criar metas e planos de redução mais eficazes.
7. Busque ajuda de uma empresa especializada
Claro, a menos que sua empresa seja voltada para o ramo de telefonia, você não deve ter toda a expertise acumulada para otimizar os custos das ligações, melhorar sua estrutura e administrar esses gastos. Tudo bem, nada disso é parte do seu core business e não é crime não saber. Mas isso também não muda o fato que você precisa desse conhecimento para cortar despesas corretamente.
Sendo assim, contratar o serviço de consultoria de uma empresa especializada pode ser a opção mais rentável. Ao contar com um time mais experiente, você tem muito menos risco de fazer alguma besteira e depois ter que pagar em dobro para colocar tudo nos eixos no próximo mês. É sempre melhor prevenir do que remediar, não é?
Em todo caso, você já deve ter algum ponto de partida para fazer a redução de custos com telefonia em seu negócio. Agora, se quiser mais garantia de que tudo sairá do jeito certo, entre em contato conosco e veja como podemos ajudar você e otimizar seu orçamento de telefonia!
