Dispositivos de telecomunicações desempenham um papel importantíssimo nas empresas hoje em dia. E os gastos com telefonia e relacionados ainda são um dos grandes problemas que assolam os gestores. Mas você sabia que uma boa gestão de equipamentos nessa área pode ajudar a reduzir custos e otimizar processos?
Descubra neste artigo como fazer uma boa gestão de telecom e qual a maneira correta de conseguir resultados práticos para sua organização. Confira já!
Quais os benefícios de uma boa gestão de equipamentos?
Uma gestão de equipamentos nas telecomunicações nada mais é do que uma administração do ciclo de vida dos dispositivos utilizados. Afinal, sua empresa depende de muitos deles para as tarefas do dia a dia, e você não quer ficar na mão e ter surpresas desagradáveis no futuro, não é?
Um cuidado mais amplo dos gastos e da utilização de cada equipamento ajuda a maximizar a eficiência do uso das telecomunicações. Quando você aplica uma boa gestão, consegue remover o que não está sendo utilizado do balanço mensal, reduzindo custos, mas também pode alocar os aparelhos para os funcionários que mais precisam, por exemplo. Ou seja, o retorno sobre o investimento será maior, uma vez que você conseguirá produzir o máximo que cada aparelho permite.
Além disso, um bom gerenciamento envolve manutenções preventivas, as que são feitas antes da quebra ou da disfunção dos equipamentos. Como você terá um controle maior, haverá mais conhecimento sobre a condição de cada um dos dispositivos e poderá se preparar melhor para possíveis imprevistos.
Ou seja, você consegue atacar o problema da indisponibilidade: aparelhos e serviços fora do ar quando você precisa deles. Dessa forma, será possível uma visão mais ampla, que permitirá prever o que poderá acontecer e facilitará a tomada de decisões para evitar futuros contratempos.
Isso tudo também favorece a escalabilidade, já que para contratar novos serviços ou comprar novos equipamentos, você precisa ter uma boa noção do que já está disponível e verificar se o que já existe de fato funciona como deveria. No geral, as decisões serão tomadas com uma segurança maior.
Como fazer uma boa gestão?
Realize um inventário
Antes de tudo, é importante ter um inventário de todos os serviços, linhas e dispositivos que são atualmente utilizados na sua empresa. É importante saber também suas características, condições, onde são utilizados e qual o usuário responsável por eles. Assim, é possível saber qual a importância desse equipamento/serviço para as operações e se realmente ele está sendo eficiente.
Regulamente o uso dos funcionários/políticas de uso
Não se esqueça de pensar em políticas para regulamentar o uso da telefonia e da internet pelos funcionários. Afinal, o uso desregulado para fins pessoais, por exemplo, pode afetar os caixas da empresa. E esse gasto não gera retorno. Mantenha uma cultura focada na produtividade e na geração de resultados, que aloque as telecomunicações somente para o bem da companhia e para o cumprimento dos seus objetivos.
Avalie a concorrência
Esse ponto também é bem importante. Além de executar as ações anteriores, é sempre bom conhecer estratégias que têm sido utilizadas por outras empresas e têm funcionado bem. Às vezes, a solução estará mais próxima do que você imagina. Você não necessariamente precisa inventar a roda, basta olhar ao redor.
Escolha as tecnologias e os planos mais adequados
Não adianta tentar otimizar a gestão sem pensar em cortar aquilo que não se encaixa dentro da proposta da empresa. Ou seja, mesmo que alguns planos de telefonia possam ser mais atraentes, pelo preço ou por diferenciais, talvez eles não se encaixem bem na necessidade da companhia, podendo se tornar um gasto desnecessário no futuro. Então, tenha cuidado!
Para evitar esses custos, busque utilizar o plano ideal. Em algumas situações, é possível que você esteja usando equipamentos potentes demais para trabalhos simples, ou o contrário. Por isso, o inventário é importante para que você possa utilizar os equipamentos ideais para cada necessidade.
Você também deve se preocupar em escolher bons fornecedores e operadoras que realmente o ajudem. Com o estudo e a análise do que vem funcionando e do que não, você pode optar por testar a contratação de um serviço de outra empresa, por exemplo.
Utilize softwares de gestão
Fazer um inventário em planilhas é uma tarefa um pouco complicada a depender do número de equipamentos que você tem. Além disso, é importante ter uma integração das informações e buscar a automação de determinadas funções, certo? Por isso, você precisa de um bom software de gestão.
Com ele, você processa as faturas de forma automatizada, reduzindo erros e pode, por exemplo, comparar se elas estão corretas e condizentes com o uso. A utilização de cada equipamento pode ser monitorada e métricas podem ser analisadas sobre a performance de cada um.
Com um software, você pode finalmente dar adeus a erros que atrapalham a gestão dos equipamentos, já que a precisão é bem maior. Além disso, a automação tem como consequência menos tarefas cansativas para os funcionários. A integração permite que a informação flua melhor e que gere conhecimento de boa qualidade. Para fazer manutenção e buscar aumentar a escala no futuro, você pode contar com relatórios e dados do sistema para tomar a decisão correta.
Com uma boa integração, é possível controlar melhor os equipamentos que são utilizados nos diferentes setores. Tudo isso sem dor de cabeça por ter de lidar com intermináveis planilhas suscetíveis a erros.
Contrate uma boa empresa para fazer a gestão
Tudo isso que foi citado é bastante trabalhoso de ser feito, principalmente com a devida qualidade para gerar resultados reais. E sabemos que você, gestor, tem muitas outras preocupações para conciliar com as telecomunicações. Sendo assim, que tal contratar uma equipe de especialistas para ajudá-lo?
Contar com uma empresa que oferece serviços de auditoria de faturas e gestão da telefonia como um todo pode ajudar a reduzir custos com essa área sem que você precise se envolver com toda a parte técnica. O suporte e a manutenção, geralmente, são oferecidos por equipes de funcionários experientes, prontos para realizar o melhor serviço.
O outsourcing oferecido pela Deet tem sido utilizado para reduzir, em média, de 20% a 50% dos gastos das empresas. Ou seja, é uma estratégia que realmente funciona. Na dúvida, dê uma olhada nos Cases realizados.
Resumindo: uma boa gestão de equipamentos em telecom ajuda você a recuperar seus investimentos e convertê-los em resultados e produtividade. Ou seja, reduz custos desnecessários e compensa os que não foram removidos.
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