A telefonia sempre teve um papel de destaque nos ambientes corporativos. Nos dias atuais, as linhas telefônicas continuam sendo um elo importante para um bom relacionamento entre empresa e clientes, assim como na comunicação com parceiros e nos processos internos.
Contudo, administrar o uso das linhas telefônicas não é uma tarefa tão simples. Pelo contrário: para potencializar esse setor e ao mesmo tempo enxugar o orçamento, o gestor deve repensar alguns conceitos e abrir a mente para agregar novos valores e tecnologias.
Sente dificuldades para encontrar a estratégia ideal para o sistema de comunicação do seu negócio? Acompanhe nesse post o que pode ser feito para conduzir essas atividades da melhor maneira. Boa leitura!
De quantas linhas telefônicas uma empresa necessita?
A otimização do serviço de telefonia influencia diretamente nos resultados e no gerenciamento dos custos de uma empresa. Para alcançar esse objetivo, o ponto de partida deve ser a elaboração de um projeto para se compreender a real demanda do empreendimento. Afinal, independentemente do porte ou ramo de atuação, cada uma delas apresenta um perfil diferente.
Nesse contexto, as linhas telefônicas apresentam-se como elemento indispensável para que exista uma boa comunicação interna e externa. Mas qual seria a quantidade de linhas para que o serviço flua com eficiência, sem que haja desperdício de recursos?
No passado, existiam muitos telefones fixos e poucos móveis e basicamente era um telefone na mesa para cada colaborador que precisasse utilizar. Atualmente, o cenário é completamente diferente onde a telefonia móvel é mais utilizada que a fixa nas empresas.
O gestor se vê obrigado a contratar linhas, mas na maioria das vezes pode não contratar exatamente o que precisa, gerando um custo elevado para a organização.
Como é o projeto inicial?
O projeto inicial deve abordar alguns pontos, dentre eles temos:
- quais colaboradores vão ter linhas móveis e/ou fixas?
- apenas os gestores vão receber linhas ou apenas a diretoria?
- a área de vendas precisará de quantas linhas? e as demais áreas da organização?
Esses são alguns questionamentos, dentre outros, onde a ideia principal é que exista um planejamento para saber a real necessidade da organização e que tenham uma boa comunicação na empresa, tanto para o meio externo quanto interno.
Lembrando que esse conhecimento do projeto também pode ser revisto em uma renovação contratual.
Como a gestão delas pode ser feita?
Pensando na telefonia fixa, vai depender se a estrutura tem telefones fixos ou utiliza algum PABX, sendo físico ou virtual. Mas, em todas as opções é possível gerenciar as linhas sobre o consumo e utilização através de softwares ou pela conta detalhada recebida pela operadora.
Ponderando na telefonia móvel, é possível fazer a gestão dos recursos utilizados principalmente nas faturas ou por softwares que fazem esta identificação.
O mais importante é que os ativos, sejam fixos ou móveis, garantam maior agilidade na comunicação, e, especialmente, redução de custos para a empresa.
A telefonia, por sua vez, garante maior dinamicidade ao processo de comunicação, e isso abrange tanto o contato com os clientes quanto nos processos internos da empresa; viabilizando, inclusive, o trabalho remoto com o uso do celular.
Apostar na mobilidade auxilia o gestor a desenhar estratégias inovadoras para a utilização das linhas, facilidade no monitoramento do consumo, e, portanto a contratação da melhor estrutura da organização unificando a fixa com a móvel.
Por que a gestão das linhas é importante?
Mantém contato com clientes e fornecedores
Apesar de todas as facilidades e o baixo custo da comunicação virtual — redes sociais, aplicativos de troca de mensagens —, o telefone ainda figura como instrumento indispensável para a empresa manter contato com clientes e fornecedores; e existe uma justificativa bastante plausível para isso.
O fato de a empresa contar com uma linha fixa transmite maior credibilidade ao público e aos parceiros. As pessoas encaram o telefone como uma segurança caso ocorra algum problema e a situação precise ser resolvida, ou até mesmo para solucionar dúvidas.
O sistema de telefonia fixa traz a sensação de que a pessoa tem alguém real a quem recorrer diante dos contratempos. No entanto, isso não significa que é impossível fortalecer esse elo a partir da comunicação digital e o uso dos benefícios das linhas móveis — e-mail, sms, aplicativos de mensagem.
Outra coisa importante é manter o mesmo número, principalmente celular, mesmo que o colaborador mude de atividade ou seja desligado. Com um plano empresarial é possível fazer isso, assim mantendo contato com clientes e fornecedores.
Rateia as despesas dentro das áreas da empresa e gestão financeira
O processo de rateio das despesas de cada área da organização é uma medida essencial não somente para controle de custos das linhas telefônicas, mas principalmente para manter a comunicação da companhia em ação.
Quando há um acompanhamento eficaz, algumas ações como colocar créditos no telefone pré-pago do colaborador ou pagar a conta pessoal do funcionário devem ser evitadas porque aumenta os custos da empresa na maioria dos casos.
Embora tais medidas pareçam inofensivas, quando levado em consideração o longo prazo gera um gasto muito maior não fazer a gestão financeira dos serviços. Com o auxílio de ferramentas modernas, o gestor consegue otimizar os seus serviços de telecomunicações fazendo uma boa gestão financeira e analisando detalhadamente sua utilização.
Cria processos para a demanda da organização
Para evitar os custos com a manutenção de um departamento próprio ou delegar a função a quem não tem experiência no assunto, contar com o serviço de uma empresa especializada, que disponibilize uma equipe capaz de resolver os problemas junto às operadoras, é sem dúvidas uma excelente alternativa.
Nesse contexto, vale a pena conhecer a metodologia de gestão e otimização dos custos de Telecom criada exclusivamente pela Deet. O objetivo é claro: a melhoria na adequação do tempo dos colaboradores para outras áreas, além da redução máxima dos custos sem alterar o desempenho e a forma de utilização da operação.
O método de trabalho se baseia na análise do comportamento humano e, consequentemente nos hábitos de cada usuário, sempre focando nas metas do empreendimento.
A partir daí, se reconfigura e refaz tudo para atingir o objetivo final decidido junto com o cliente. O time encontra respostas alinhando flexibilidade e organização com a otimização dos custos.
Como vimos, quando estruturada do modo correto, a gestão das linhas telefônicas fixas e móveis oferece inúmeros benefícios para os resultados de uma companhia. Empregando as tecnologias adequadas e ainda contando com a expertise de quem entende do assunto, o seu fluxo de comunicação será extremamente ágil e proveitoso!
Gostou do post? Agora que você já conheceu alguns passos importantes para fazer uma boa gestão de linhas telefônicas no seu negócio, saiba como o trabalho especializado da Deet pode ajudar nessa missão. Conheça nossa proposta!
