Para um gestor, é imprescindível saber quais são os ativos que está gerenciando. Sem saber, é como navegar em um mar sem rumo. Sem saber o número da linha, não é possível saber o seu plano, quanto gasta, quanto usa ou seus serviços atribuídos e por ai vai. Um inventário básico de telefonia é algo que toda empresa precisa.
Descobrindo o número do chip é possível encontrar o número da linha, assim como o contrário também acontece. Junto a operadora é possível confirmar tendo uma das duas informações e em seguida identifica o restante dos dados para colocar no inventário.
O básico de uma gestão de telefonia é ter esta relação de linhas e chips vinculados para saber o que está sendo gerenciado. Vamos te mostrar algumas visões de como manter um inventário básico atualizado e o os dados mínimos necessários.
O que precisa ter no inventário básico de telefonia?
Três pontos são os básicos para ter noção da estrutura de telefonia que existe na empresa. Sem essas noções fica difícil saber até pelo que você está pagando, por isso vamos mostrar o caminho e os primeiros passos.
Numero das linhas
É preciso ter uma relação das linhas, se não tem, a fatura é a fonte mais assertiva. Porém, pedir uma relação a operadora vai fazer com que você tenha as informações e relacione para saber as que estão ativas ou suspensas ou canceladas. Desta forma terá uma relação atualizada.
Número dos chips
A associação das linhas e os chips é importante em diversos casos. Quando se tem linhas de dados é que fica mais necessário para a empresa, já que apenas vão olhar os chips e não terá uso com ligações para ver o número da linha facilmente.
Colaborador responsável
A junção da linha com o chip utilizado e o responsável é o básico para gerenciar as linhas. Ter um documento com esta formalização é suficiente para ter um inventário estruturado.
Este responsável pode ser o usuário ou o gestor de um determinado departamento, o importante é saber quem cuida da linha para fazer contato quando necessário em alguma demanda.
Além do inventário, tenha processos na gestão de telefonia
Veja alguns processos relacionados com o inventário básico de telefonia.
Mantenha um histórico das demandas
Não podemos confirmar apenas na memória, concorda? Então, se recebeu alguma ligação ou um pedido pessoalmente é possível que aquele processo não seja registrado de alguma forma que possa ser lembrado.
Ter o histórico das demandas, pelo menos as principais da operação, é necessário para todas as empresas. Pensando na parte básica do inventário, você precisa ter no mínimo anotado em algum arquivo no computador para uma consulta posterior. Também vai ter serventia para você provar que o que fez ao solicitante da demanda e perante a operadora se anotou o protocolo.
Analise as faturas mensalmente
Todo mês você recebe uma fatura diferente, assim é preciso manter um fluxo para avaliar as cobranças e utilizações. É preciso identificar o uso e as cobranças, além de confirmar a existência de novas linhas.
Veja algumas dicas práticas para reduzir custos em telefonia, que vão potencializar sua estrutura que são complementares ao inventário.
Quais são as tarefas das pessoas envolvidas?
Afim de deixar o inventário básico de telefonia atualizado, precisamos da ajuda de todos os colaboradores da empresa. Desta forma, vamos mostrar três visões para auxiliar sua empresa.
Se você é o gestor de telefonia
Veja opções de como manter o inventário básico de telefonia atualizado, para a estrutura que gerencia:
- analisar as faturas mensais para confirmar o número das linhas da empresa.
- manter um documento com a numeração de chip relacionado com as linhas da sua gestão.
- solicitar periodicamente a operadora a relação com o número do chip e sua linha, para todas as faturas.
- manter um histórico das linhas canceladas, caso apareça algum novo chip na empresa.
- documentar toda alteração de chip para que tenha a informação atualizada e seu histórico.
Se você é um gestor da empresa
Primeiro de tudo, você deve ter um profissional ou equipe que faz a gestão de telefonia, seja própria ou contratando uma empresa para fazer esta gestão, como a Deet. veja algumas opções de como ajudar a manter o inventário atualizado:
- tenha certeza das linhas em sua operação e do chip atrelado a cada através do documento fornecido pela gestão de telefonia da empresa.
- solicite formalmente as mudanças de chip. Assim terá como consultar o histórico caso encontre algum chip que não esteja em sua relação atualizada.
- peça a fatura para avaliar se existe alguma linha que não esteja na sua relação.
Além do que falamos do inventário, é bom você conhecer alguns bons motivos para sua empresa investir na gestão de telecom. Toda organização precisa ter a gestão de telefonia como algo essencial para melhorar a comunicação, seja com uma equipe interna ou externa para fazer esta gestão.
Se você é o usuário
Você é a pessoa que mais sabe sobre o uso da linha, por mais que não tenha tanta certeza. Porém existindo uma gestão você terá mais informações e números para melhorar sua comunicação.
Você ajuda a gestão de telefonia e a sua empresa com um bom uso dos serviços que sua empresa deixa em suas mãos. Usar com consciência e de maneira prudente é essencial para todo colaborador. Cada função ou área tem seu consumo, mas sempre da para melhorarmos nossos resultados. É isso que toda empresa espera do seu colaborador, que sempre esteja disposto a ajudar a empresa.
Mãos na massa no seu inventário básico de telefonia
Agora que você já sabe as informações básicas e o como cada pessoa da organização pode ajudar, vá em frente e deixe a gestão de telefonia da sua empresa mais profissional com cada implantação desta nova ação.
Com o seu inventário básico de telefonia feito, será um passo a mais na melhoria dos processos. Se conhece pessoas que precisam estruturar seu inventário, compartilhe nosso conteúdo para ajudarmos a maior quantidade de pessoas possíveis.
