Um dos pilares da visão moderna de mercado é o aproveitamento máximo dos recursos, gastando cada vez menos. Porém, isso exige uma gestão de custos eficiente. Nesse contexto, dentre os setores chave de uma empresa que podem acabar pesando no seu orçamento, destaca-se o de telefonia.
Se a conta sempre extrapola as tarifas contratadas, ou não havendo um controle do que exatamente é utilizado em cada linha, isso vai refletir nos balanços financeiros. Então é hora de repensar a sua estrutura para reduzir custos desnecessários.
Para ajudar você nessa missão, elaboramos um post para que entenda em detalhes de que maneira essa gestão otimizada vai interferir na eficiência do negócio. Confira!
Como a otimização dos serviços de telefonia pode ajudar na redução de custos?
O aprimoramento constante de processos é um conceito muito importante para ser implementado em uma empresa, pois isso leva ao amplo conhecimento do que acontece nas operações de todos os setores e, naturalmente, traz novos insights para eliminação de custos.
Com uma gestão de telefonia eficiente, é possível o emprego de sistemas que ajustem o fluxo de trabalho para se obter o máximo de produtividade, além de identificar as falhas que estão onerando o caixa da empresa. Dessa forma, o primeiro passo para alinhar o departamento de telecom às metas planejadas é a análise e comparação das condições contratadas, isto é, se a prestação de serviço está de acordo com o que foi ajustado.
E, nesse cenário, o auxílio de uma empresa especializada na gestão técnica e financeira de telefonia vai auxiliar em um diagnóstico mais preciso da real situação, assim como apontar a necessidade de rever alguns aspectos.
Ao contrário do que muitos podem imaginar, erros nos lançamentos das faturas são muito comuns e, em determinadas ocasiões, há o descumprimento do serviço prometido por parte das operadoras. Por isso, um acompanhamento minucioso é fundamental para melhorar os seus resultados.
Analisaremos a seguir algumas as áreas em que você pode ter os seus custos diminuídos com uma otimização da estrutura operacional.
Na área de vendas, o comercial da empresa
É a área fundamental para qualquer negócio, pois é de onde vem os recursos financeiros para manter a organização saudável. Normalmente, ao analisar esta área é possível ver a discrepância entre alguns colaboradores, alguns utilizam poucos minutos para fazer seus contatos enquanto outros fazem um grande uso.
Neste cenário o objetivo da telefonia é fazer a empresa vender o máximo possível, e não perder contatos ou a comunicação com futuros clientes. Isso requer uma gestão dos custos, dos planos e serviços atribuídos as linhas.
Imagina não fechar uma venda porque não tem minutos para fazer uma ligação interurbana para um telefone de outra operadora. Não pode acontecer, concorda?
No departamento financeiro e administrativo, a base operacional
Esta área por natureza recebe mais contatos do que faz, desta forma é bom avaliar se precisam de ramais fixos, celulares, um telefone fixo na recepção ou apenas o e-mail para sua comunicação.
Porém, imagina se o telefone desta área é liberado para qualquer ligação e os colaboradores utilizam de forma inadequada? Vai afetar a empresa, seja por perda de produtividade ou por desperdício de dinheiro.
Logo, uma boa gestão estratégica de telefonia deve analisar todos os pontos necessários, avaliando cada área da organização, além de outros fatores. O impacto de resolver os problemas mais rapidamente com ligações permite à empresa ter processos mais pró-ativos por meio de seus colaboradores.
Na logística e transporte de mercadorias
Para algumas empresas, esta é uma área que merece atenção. No armazém, ou centro logístico, não é necessário haver muitos telefones na maioria dos casos. A comunicação normalmente se dá com clientes, fornecedores e parceiros, sendo a maioria receptiva.
Mas, ainda assim alguns contatos são realizados para resolver diversas situações. Cada empresa tem um impacto sobre estes custos que devem ser bem planejados.
Na comunicação interna, fundamental para as organizações
Sempre é bom ter um telefone para ligar para um determinado colaborador e resolver algo de forma mais prática e rápida, além de uma conversa pessoal. Isso evita algumas trocas de e-mails, deixando a comunicação mais efetiva.
Para isso, a gestão de custos com telefonia precisa ser bem avaliada, pensando sempre em como ter esta comunicação interna de forma saudável e prática. Seja por telefones celulares ou ramais de um PABX, existem boas opções para esta comunicação.
Com o monitoramento e rastreamento de dispositivos ou recursos
Seja este monitoramento uma função para que a empresa faça suas atividades ou como prestação de serviço a outras empresas, é bom ficar de olho nos custos com linhas e chips para rastreamento. Esse rastreamento representa uma boa oportunidade de economia para as empresas que normalmente não dão tanto valor para essa ferramenta.
Pense na consequência de alguma remessa mudar o caminho de entrega e você não ter uma segurança para rastrear e intervir rapidamente, ou se você não medir corretamente os níveis de uma caixa de água em um hospital para saber o momento de pedir um abastecimento e evitar a falta deste recurso.
Pois bem, a falta de alguns controles pode impactar fortemente alguns negócios. Por isso, fazer a gestão de custos de telefonia com eficiência gera resultados tangíveis e intangíveis.
Como a gestão de custos influencia nos gastos fixos e variáveis da empresa?
No mercado competitivo de hoje, uma gestão eficiente de custos com telefonia é fundamental para a viabilidade de qualquer negócio. Analisaremos a seguir como essa gestão permite diminuir gastos fixos e variáveis.
Gastos fixos
Os gastos fixos com telefonia dizem respeito aos planos contratados com a operadora, isto é, o que ficou acordado como obrigatório na prestação do serviço — plano de dados/internet ou de voz. No entanto, também estão incluídos nessa categoria os serviços adicionais e funcionalidades nas linhas que às vezes a empresa nem precisa, mas as operadoras acabam forçando essa complementação nos planos.
Então, para realizar uma boa gestão de custos, o primeiro passo é ter todas essas informações em mãos e aproveitar as oportunidades certas para negociar melhores condições com a operadora. Feito isso, o momento certo para tentar reduzir os gastos fixos é na renovação do contrato, que pode ser entre 12, 24 ou 36 meses, a depender da prestadora e do serviço contratado.
Outra alternativa interessante é a substituição do plano ou dos serviços. Isso acontece quando você consome menos ou mais do que o contratado para cada linha e por isso deve buscar alterações para pagar menos; em alguns itens inclusive não ocorre a cobrança de multa.
Gastos variáveis
Os gastos variáveis são aqueles que excedem algum tipo de serviço do plano contratado, por exemplo:
- ligações locais e interurbanas;
- roaming;
- serviços de interatividade;
- ligações internacionais;
- mensagens de texto;
- aplicativos.
Essas despesas são mais fáceis de ser identificadas, pois aparecem logo no início da fatura. A saída para evitar variações que comprometam o orçamento da empresa é acompanhar de perto todo o consumo de telefonia do seu negócio, a fim de que sejam adotadas as estratégias mais vantajosas.
Se existe um serviço que pode ser contratado por meio de um plano ou separadamente, com a mesma tarifa, por exemplo, o mais adequado é contratar a assinatura básica, que é mais em conta, e pagar somente pelo que usar.
Mantenha o seu negócio competitivo
Em meio a tanta competitividade no cenário empresarial, a gestão de custos é o caminho para manter o seu negócio competitivo. Com essa visão de uso mais consciente e otimizado de recursos, é possível facilitar a identificação do que não funciona bem ou que está sendo desperdiçado e, no fim das contas, os benefícios vão muito além da economia de dinheiro, abrangendo também o ganho de produtividade.
Gostou do artigo? Agora que você entendeu como a gestão de custos pode impactar as finanças e a eficiência da sua empresa, aproveite para conferir algumas dicas para ajudar na redução de custos com telefonia.
