Contar com uma estrutura de telefonia fixa é fundamental para qualquer empresa. Tanto para otimizar a comunicação interna quanto para lidar com clientes e parceiros, esse sistema é insubstituível. Entretanto, é preciso estar atento para não deixar que sua complexidade se torne um problema para a implementação.
Algumas práticas podem tornar essa tarefa mais fácil, mas é comum que surjam certas dúvidas quanto a elas. Por isso, mostraremos aqui como a estrutura de telefonia pode ser montada de forma prática e econômica. Confira!
Infraestrutura física
Para começar a estrutura de telefonia, é preciso adquirir telefones analógicos ou IP. No primeiro caso, o aparelho será conectado a uma das portas do PABX adotado. Isso significa que, apesar de um investimento mais baixo, o sistema dependerá da quantidade de portas disponíveis.
O telefone IP, por sua vez, é capaz de se conectar a uma rede de ramais e ser gerenciado a partir de um PABX digital. Seu funcionamento é bastante simples: em vez de enviar e receber os sinais de voz por meio de uma rede analógica, o telefone IP utiliza a conexão com a internet.
Assim, toda a comunicação é feita por meio de protocolos específicos. O telefone fixo, como mostraremos mais à frente, pode ser muito eficiente — mas exige cuidado na hora da compra de um pacote de serviços junto à operadora.
O PABX é o centro desse sistema. Nele, são configurados os ramais internos da empresa — ou seja, os pontos de distribuição de ligações; quando uma chamada é recebida, ela pode ser encaminhada para cada ponto (ramal) dessa mesma rede interna.
Serviços disponíveis
Em uma rede de telefones fixos (que não utilizam voIP), os serviços disponíveis são oferecidos pela operadora contratada. Na prática, o mais importante é levantar todas as necessidades específicas de sua empresa antes de fechar qualquer negócio. Mostraremos aqui o porquê.
Além da comunicação interna, os funcionários certamente precisarão ligar para fornecedores, clientes e outros parceiros, além de acessar a internet, enviar mensagens etc. Portanto, será preciso ter essa cobertura disponível.
O ponto é que cada operadora oferece seus pacotes específicos. Assim, o ideal é levantar suas necessidades, fazer uma pesquisa de mercado e negociar (com mais de uma operadora) um pacote empresarial que atenda exatamente à sua demanda.
Isso pode ser um desafio, mas é essencial encontrar um serviço que não cobre um valor alto demais, oferecendo mais do que você precisa, mas que também não seja insuficiente para sua demanda.
Com pacotes para uso de dados e uma quantidade suficiente de minutos para ligações locais e também interurbanas, o sistema pode ser significativamente econômico. Entretanto, lembre-se que é importante contar com quem realmente conhece do assunto na hora de fechar o plano.
Suporte de especialistas na estrutura de telefonia
O suporte de uma empresa séria e especializada é essencial para garantir que a estrutura física e o pacote contratado sejam eficientes. Além de garantir que o projeto como um todo se adeque às reais necessidades de sua empresa, um especialista gera redução de custos durante a implementação.
O motivo é simples: a equipe de TI pode continuar focando em suas tarefas de maior importância enquanto a empresa contratada lida com a elaboração e implementação do projeto.
Essa é a melhor forma de evitar que contratos desvantajosos sejam fechados. Indo além, é com a expertise de profissionais especializados que sua empresa faz uma gestão mais inteligente da telefonia, tanto nos Recursos Humanos quanto na TI.
Ao configurar os ramais, é preciso garantir que cada usuário tenha acesso apenas ao necessário em seu pacote. Se um funcionário precisa realizar apenas ligações locais no dia a dia, é importante bloquear as ligações interurbanas para evitar gastos desnecessários.
O mesmo se aplica a quem utiliza o ramal apenas para comunicação interna. Além de configurar o PABX de forma eficiente, a empresa de consultoria pode auxiliar no desenvolvimento de um plano de gestão para o RH, evitando o uso irregular das linhas.
Como você pôde ver, a estrutura de telefonia fixa pode ser adotada com tranquilidade, desde que sejam tomados os devidos cuidados. Faça já uma análise em sua empresa e não deixe de buscar o apoio de especialistas no assunto!
Gostou do post? Então conheça também as melhores soluções para gestão de telecom!
