A maioria das empresas não gerencia bem os ativos de telefonia e internet que tem, o que leva a contratação de serviços além do necessário, aquisição de dispositivos inadequados e uso incorreto dos recursos. Para piorar, a maioria das operadoras costuma lançar cobranças indevidas nas faturas, e a empresa paga sem sequer tomar conhecimento. Essa situação exige um plano imediato para reduzir custos em telefonia.
Parece irrelevante, mas, se analisar a fundo, descobrirá o quanto pode economizar ao implementar um monitoramento e controle mais aprimorados. Além disso, existem estratégias que podem ser adotadas para otimizar o uso dos recursos de telefonia e internet na empresa, aumentando o retorno desses investimentos.
Foi pensando nisso que preparamos este post. Descubra, a partir de agora, as dicas mais importantes para reduzir custos em telefonia.
Faça uma análise dos custos e despesas atuais
Reúna as faturas e analise detalhadamente os valores cobrados para descobrir quais serviços são mais utilizados. Compare com as reais necessidades da empresa e veja se esses serviços são mesmo úteis ou se estão sendo usados apenas por conveniência do colaborador.
Aproveite a oportunidade para identificar também se há cobranças indevidas nas faturas. Se houver, você tem até 3 anos, segundo a Anatel, para contestá-las e conseguir um ressarcimento em forma de abatimento nas faturas posteriores.
Depois disso, analise quais procedimentos são adotados para os processos de compra e descarte dos aparelhos fixos e móveis. Na compra, prefira dispositivos que sejam alinhados com os serviços de telefonia e internet que a empresa usa. No descarte, tente revender os aparelhos para ter um reforço financeiro no investimento de novas aquisições.
Renegocie os contratos com as operadoras
As operadoras de telefonia e internet criam novos planos com pacotes de serviços e valores diferenciados a todo instante. O problema é que, muitas vezes, não ficamos sabendo das novidades. Nesse caso, tenha o hábito de fiscalizar o site das operadoras mensalmente e faça contatos frequentes para consultar os novos planos empresariais. Se encontrar um que seja mais adequado às necessidades da empresa, pode solicitar migração de plano.
Fique atento também ao prazo de vencimento dos contratos. Se você não contatar a operadora com antecedência, os contratos serão renovados automaticamente e, em muitos casos, com reajustes tarifários. O ideal é que faça contato com até 3 meses de antecedência para renegociar os serviços, valores e outras condições.
Use ferramentas de comunicação online
Além do telefone, existem meios de comunicação pela internet que podem ajudar a baratear os custos. Esse é o exemplo das ferramentas de e-mail e os aplicativos de bate-papo online, como WhatsApp, Messenger e Telegram.
Como a maioria dos trabalhos é executado via computadores ou dispositivos móveis, essas ferramentas podem ajudar a promover uma comunicação em tempo real, preservando os minutos de ligações e pacotes de SMS para os momentos em que realmente precisar.
Por exemplo: os orçamentos podem ser feitos por e-mail e o telefone ser utilizado apenas para discutir os detalhes e fechar a negociação. Como as informações mais importantes já terão sido passadas por e-mail, a duração dos telefonemas deve diminuir, impactando diretamente na redução de custos com ligações.
Treine e oriente os colaboradores
Muitos planos de redução de custos são implementados de forma vaga nas empresas, apenas cobrando dos colaboradores que contribuam com o corte de gastos desnecessários. Mas isso não é suficiente. Eles precisam saber o que fazer e como. Por isso, oriente os profissionais, explicando quais custos devem ser reduzidos, o motivo, e, principalmente, quais métodos devem ser usados para isso.
Por exemplo: se os custos com ligações pessoais é alto, informe que esses custos não podem ser assumidos pela empresa e solicite que mudem esse hábito, utilizando seus próprios aparelhos e planos ou concordando em ter abatimentos na folha salarial correspondentes aos custos das ligações feitas. A intenção é gerar mobilização contra os gastos excessivos, criando, assim, uma cultura de conscientização interna sobre o assunto.
Implemente a metodologia BYOD
O método BYOD (Bring Your Own Device) vem sendo utilizado por muitas empresas para reduzir os custos com aquisições e manutenções de aparelhos, já que os profissionais trazem os seus próprios dispositivos de casa para trabalhar.
Além disso, os planos de telefonia e internet ficam a cargo deles, reduzindo a necessidade de contratação de vários planos pela empresa. O que ela faz é apenas dar uma ajuda de custo aos colaboradores por isso. Desde que a empresa tenha uma boa política de segurança de endpoints, vale a pena investir no método.
Tenha o apoio de uma consultoria
Nada melhor do que ter a visão de um profissional de fora. Quando você recebe uma consultoria de uma empresa especializada em gestão de telecom, passa a enxergar falhas, desperdícios de recursos e gastos excessivos desnecessários que não via antes. Também descobre oportunidades para solucionar esses problemas e aproveitar melhor os recursos.
Com a troca de know how, sua empresa poderá adotar as melhores práticas do mercado e otimizar os processos de contratações, renegociações, uso, controle e monitoramento dos serviços de telefonia e internet.
Adote a tecnologia VoIP
A tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol) permite converter dados analógicos de telefonia em dados virtuais, transformando as ligações em arquivos de áudio e voz transmitidos via internet. A cobrança no VoIP acontece por meio de tarifação por minutos, como nos planos de telefonia tradicional. A diferença é que o custo por minuto pode ser até 4 vezes menor.
E tem mais. Além da economia proporcionada com as ligações telefônicas, o VoIP oferece a comodidade de gerenciar as ligações por ramais de forma online, o que facilita o uso de filtros para impedir chamadas externas e outras práticas.
Use o PABX
Já é possível fazer ligações gratuitas, ou com custos bem reduzidos, quando são realizadas entre aparelhos e linhas da mesma operadora. Esse benefício pode até ser estendido a telefones fixos, mas vai depender da empresa. O problema é que, sem um equipamento adequado, fica difícil controlar o direcionamento das chamadas, levando ao cruzamento com linhas de operadoras diferentes.
O PABX deve resolver esse problema. Quando bem configurado, ele é capaz de reconhecer as chamadas recebidas e direcioná-las para as linhas e aparelhos mais econômicos, como os de mesma operadora, gerando uma média de tarifação mais baixa para todas as ligações.
Agora que você já sabe como reduzir custos em telefonia, não perca mais tempo e dinheiro. Com essas dicas, é possível economizar muito e baixar as contas de telefone em até 50%. Então, comece ainda hoje a planejar uma estratégia de redução de custos!
Vamos começar? Entre em contato com a gente agora mesmo e descubra como podemos ajudar!
