A telefonia é algo indispensável para as empresas. Afinal, independentemente do porte ou do segmento, é preciso se comunicar a distância com funcionários, clientes e fornecedores.
Onde que muitas empresas pecam, contudo, é na escolha do plano de telefonia empresarial correto. Principalmente as menores, porque acreditam que qualquer plano para pessoa física já as atenderá de forma plena, sem analisar as minúcias de valores em minutos, mensagens, entre outros.
Quem é empresário ou gestor entende a necessidade de se manter a economia da empresa saudável, para poder arcar com as despesas recorrentes tranquilamente e investir em melhorias, certo? Então, se você não consegue fazer essa escolha da forma correta, pode estar perdendo muito dinheiro sem nem saber!
Ainda assim, não se desespere. Pensando em ajudar você com isso, veremos neste post como escolher o plano de telefonia empresarial ideal para o seu negócio. Você saberá o que deve levar em consideração e como deve conduzir esse processo de escolha. Vamos lá? Continue lendo e confira nossas dicas!
Como escolher bem um plano de telefonia empresarial
1. Analisar as necessidades concretas da empresa
Primeiramente, reforçamos que a sua necessidade deve ser analisada de forma concreta, levando em consideração o que a empresa gasta, de fato. Então, coloque na ponta do lápis como os funcionários andam consumindo da linha telefônica. Pergunte-se: em todos os casos, eles estão usando apensa para assuntos profissionais? Além disso, são assuntos que precisam mesmo ser resolvidos pelo telefone? Para alguns deles, existiria uma alternativa mais barata de comunicação?
Depois de fazer o levantamento e a análise desses dados é que começa a busca por um plano que atenda às suas necessidades específicas. Por outro lado, a partir disso também podem (e devem) ser estabelecidos processos para manter a comunicação de forma mais econômica.
Caso você tenha observado algum desvio de postura dos funcionários quanto ao uso do telefone, também é preciso mudar esse hábito dentro da empresa. Trata-se de uma conscientização a médio prazo, mas que precisa ser feita. Se preciso, diminua a quantidade de aparelhos nos ambientes.
2. Entender as tarifas que cada plano oferece
Antes de escolher pela franquia, entenda as suas tarifas. Isso significa entender quanto custam os minutos dentro do plano, os seus excedentes, os tipos de tarifação para cada tipo de ligação e os demais custos, como de pacotes de dados, mensagens de texto, entre outros. Essa análise aumentará o seu poder para avaliar se as franquias das empresas estão mesmo compensando, podendo fazer um comparativo ideal entre todas as opções do mercado.
3. Fazer previsões dos gastos
A partir do momento em que você conhece as tarifas das empresas e as suas necessidades reais, é possível estimar quanto pretende gastar por mês com um plano de telefonia empresarial. Isso é importante, porque lhe permite estipular um teto de custo antes de conhecer as opções que você teria.
É certo que, com as flexibilidades que conhecemos, o valor que você calculará estará acima do dos planos do mercado. Isso porque o seu cálculo precisa ser feito em cima do custo, pelo valor por minuto, desconsiderando promoções ou descontos. As empresas de telefonia, por outro lado, costumam oferecem pacotes em planos, franquias, entre outros, o que reduz o preço final. Então, jamais aceite planos que ultrapassem o custo que você definiu como seu teto de gastos.
4. Verificar a mobilidade disponibilizada em cada plano
Hoje falamos muito por mensagens, aplicativos de conversa conectados à internet e chamadas VoIP. E cada operadora oferece as suas opções de custo para esses serviços. Em alguns casos, aplicativos como o WhatsApp são liberados e não consomem do plano de dados, por exemplo.
Nesse sentido, para cada negócio, de acordo com o seu porte, há inúmeras soluções para mobilidade, que flexibilizam a sua comunicação entre colaboradores e até filiais. Cabe a você entender quais serão as soluções necessárias e quais são os melhores planos que as contemplam, levando em consideração a sua demanda, consumo e meta de custo mensal com o plano de telefonia.
Por mais que isso seja algo muito relativo para dizermos aqui, é preciso reforçar que a importância desse fator. Afinal, quanto mais mobilidade a operadora oferecer, mais mobilidade a sua empresa terá para atender clientes — e mais economia gerará durante esse deslocamento.
5. Checar a credibilidade e reputação da empresa
Sabemos que no mercado da telecom há insatisfações diversas. Mas, mesmo assim, é preciso fazer essa checagem para identificar se a empresa que você está prestes a contratar tem mesmo uma reputação duvidosa, a ponto de colocar em risco o estabelecimento do seu serviço.
Por isso, consulte portais de reclamação virtual, redes sociais dessa empresa e, se possível, colete opinião diretamente com antigos clientes. Isso é fundamental, porque uma empresa séria, com credibilidade, não pode ficar incomunicável com seus clientes e funcionários?
6. Verificar a cobertura da operadora
Não é nada agradável, nem funcional, viajar a trabalho e não conseguir usar o telefone da empresa, não é mesmo? Então, se você ou seus colaboradores costumam viajar com muita frequência, inclusive para cidades próximas, verifique a cobertura da operadora.
Esse é um trabalho bem pequeno, tendo em vista o problema que poderia ter se deixasse de fazer essa checagem. As grandes operadoras, geralmente, já dispõem essa informação bem facilitada em seus sites oficiais. Já as demais, justamente por serem menores, necessitam de uma avaliação segura antes de contratação.
7. Contrate um especialista
Não se engane: é importante entender do funcionamento da telecom e fazer um levantamento completo das necessidades que a sua empresa tem, do seu perfil de consumo e das opções do mercado.
Sem um especialista nessa área, é bem possível que a sua empresa faça uma aquisição pautada puramente pela facilidade em identificar uma operadora, sem analisar o mercado a fundo. Então, tenha em mente que ter uma pessoa responsável por esse trabalho poupará muito mais do que contratar sem as devidas cautelas.
Por fim, precisamos reforçar que todo esse cuidado é básico para garantir a economia e a qualidade desse serviço, que é tão indispensável. Também vale lembrar que qualquer economia possível por mês já representa um grande montante ao ano, e assim por diante. Isso pode parecer clichê, mas é algo que precisa estar na sua mente na hora de escolher um novo plano de telefonia empresarial!
Então, quer fazer isso agora? Conte com a gente! Podemos conduzir seguramente todo o processo de aquisição ou troca de plano. Entre em contato conosco e veja o plano na medida para a sua empresa!
