Na maioria das empresas brasileiras, não existe uma equipe de profissionais capacitados e recursos apropriados suficientes para implementar uma estratégia de auditoria de faturas de forma eficiente. Consequentemente, os gestores de TI não conseguem fazer uma boa gestão dos ativos de telefonia, descobrir como estão sendo usados e se as cobranças estão certas.
Como as operadoras de telefonia e internet no Brasil erram com frequência, adicionando custos indevidos, essa estratégia é importantíssima para a otimização dos recursos e redução das despesas. Por isso, vamos mostrar nesse post como funciona uma auditoria de faturas, bem como realizá-la adequadamente. Acompanhe!
O que é auditoria de faturas?
A auditoria de faturas significa a análise cuidadosa que é feita em todos os documentos de cobrança emitidos pelas operadoras, com base no uso dos planos de telefonia fixa, móvel e internet que contratou.
O objetivo da auditoria é encontrar erros, como cobranças indevidas lançadas e, consequentemente, fazer uma recuperação desses valores. Além disso, a auditoria envolve localizar e gerenciar ativos, tais como os aparelhos de telefones fixo e móvel.
Quais são os benefícios de se aplicar uma auditoria de faturas na empresa?
Apesar de não ser uma tarefa tão simples de ser realizada na prática, ela pode proporcionar benefícios de grande valor para o negócio. Quando bem realizada, a auditoria de faturas promove uma enorme vantagem competitiva à empresa. Conheça agora os principais benefícios da estratégia. Veja a seguir!
Ajuda a identificar os melhores planos para o negócio
Uma análise mais detalhada das faturas ajuda a levantar questionamentos sobre os planos de telefonia e internet utilizados, levando a empresa a estudar alternativas que se adéquam melhor às suas necessidades.
Muitas vezes, as empresas pagam a mais por um serviço que nem sempre é o ideal para as funções e a auditoria ajuda a identificar essas falhas, bem como corrigi-las o mais rápido possível. Com planejamento e melhor entendimento dos custos, fica mais fácil otimizar as operações de telefonia atuais e encontrar soluções sob medida para o negócio.
Descobre cobranças indevidas nas faturas passadas
Como abordado, cobrança indevida é uma coisa comum entre as operadoras de telefonia e internet do Brasil, mas esse não é o único problema. Muitas empresas nem sabem disso, pagando valores altos, de forma injusta e sem questionar.
A auditoria de faturas deve ajudar a superar esse inconveniente, já que análises detalhadas são realizadas mensalmente, abrangendo inclusive as faturas antigas.
Proporciona melhor gestão dos ativos de telefonia
Quando falamos em ativos de telefonia, nos referimos às linhas de telefone, links de internet, planos fornecidos pelas operadoras e os aparelhos fixos e móveis utilizados para as comunicações empresariais. Ou seja, é possível realizar um inventário completo e atualizado sobre os recursos em posse da empresa.
Além disso, a auditoria de faturas permite localizar e organizar os ativos, descobrir quais linhas estão inativas, aparelhos em desuso, definir os responsáveis por eles e rastrear melhor os custos de cada recurso.
Recupera valores pagos indevidamente
A auditoria de faturas não só ajuda a identificar cobranças indevidas como também a recuperar os valores adicionais pagos. Uma coisa que poucos gestores sabem é que, de acordo com uma resolução da Anatel, faturas com valores incorretos podem ser contestadas em até 3 anos após o ocorrido. Já imaginou quanto dinheiro pago incorretamente pode ser devolvido à empresa?
Dependendo da operadora, a restituição pode acontecer com até o dobro do valor contestado. Isso só é possível com uma análise bem detalhada, localização das ocorrências e, claro, contestação junto às operadoras.
Reduz custos com telefonia
Custos com telefonia e internet são difíceis de serem reduzidos sem uma auditoria forte das faturas e gestão eficiente dos ativos de TI. Como os atendentes das operadoras não têm o menor interesse em reduzir as receitas que recebem, mesmo sendo parte dela de forma indevida, cabe à empresa dependente dos serviços implementar a auditoria e contestar os valores por meios legais.
O início pode ser difícil, mas, com o tempo, a otimização adquirida com a adequação dos planos às necessidades mais específicas da empresa deve gerar uma redução de custos e despesas que pode alcançar valores sem precedentes.
Como fazer uma auditoria de faturas com eficiência nas empresas?
Está convencido da necessidade em implementar uma auditoria de faturas na empresa? Confira agora a melhor forma de colocá-la em prática.
Organize o arquivamento de faturas
Passe a juntar as faturas e armazene-as todas no mesmo local. Para isso, reserve um espaço em algum armário — uma gaveta própria seria ideal — e coloque-as posicionadas lado a lado em uma pasta por ordem de data. Assim fica mais fácil localizar as mais antigas quando necessário.
Para agregar maior segurança às informações, você pode digitalizar as faturas e armazenar suas imagens em pastas no computador e na nuvem. Assim, elas ficam protegidas contra qualquer tipo de dano.
Outra forma, é pegar as faturas em formato PDF direto com as operadoras — mais recomendada para as empresas — e deixar em uma pasta compartilhada no computador ou em alguma ferramenta de compartilhamento de arquivos.
Faça análises profundas a cada mês
Não deixe passar nenhuma fatura. Todo mês, quando chegar a nova, dedique-se a analisá-la. O ideal é que use o contrato firmado com a operadora para confirmar se cada cobrança está de acordo com os termos e planos contratados. Caso encontre alguma irregularidade, entre em contato com a operadora para solicitar correções e reembolso.
Automatize as auditorias
As poucas empresas que se dedicam a auditoria, analisam as faturas manualmente. Acredite, o trabalho é enorme e o risco de erros na análise é grande. Como a vistoria é feita visualmente, inevitavelmente, acaba passando alguma irregularidade. Para reduzir o trabalho, fazer análises mais rápidas e ser mais certeiro, automatize a função. Isso é possível com a ajuda de um sistema de gestão de faturas.
Ao processar as faturas em um sistema próprio, os responsáveis pela auditoria podem receber um relatório em planilha e ter muitos resultados automatizados, já que ela apontará os erros. Isso também auxilia na tomada de decisões dos gestores.
Conte com o apoio de um parceiro especializado
É bom lembrar que, mesmo com um sistema, realizar todas essas funções sem um profissional especializado, tempo e outros recursos, pode fazer como que a estratégia não seja tão eficiente, não resultando na economia e otimização que se espera.
Profissionais especializados em auditoria de faturas possuem competências para fazer uma análise mais rápida e certeira, além de enxergar o que você possivelmente não vê, como a origem dos problemas, má gestão dos ativos de telefonia etc. Então, prefira fazer uma parceria com profissionais qualificados e tenha maior sucesso com a estratégia.
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